Делал как-то инструкцию понятную для себя
Создать раскрывающийся список
Создать диапазон, например, на другом листе содержащий элементы списка
Именовать его - (
вставка -
имя -
присвоить)
Выбрать ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
Данные -
Проверка, вкладка
Параметры.
Выбрать
Список в окне
Тип данных.
Если список находится в том же листе, указать ссылку на список в поле
Источник.
Поставить вначале знак =
Далее... Я думаю, что остальное прийдет само, можно не показывать пустые, а также организовать проверку ввода данных
Вообще-то более подробная инструкция в хелпе екселя
